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ビジネスマナー講座、第３回は「電話応対」です。

電話応対は、ビジネスマナーのなかでも大変難しいものです。合って話すのであれば、顔つきや身振り手振りで、ニュアンスが伝わりますが、電話では、 そういった微妙なことも伝えることはできません。

しかも、どこの企業に行っても電話のない会社はありませんので、電話応対のマナーは必須のスキルと言えます。

電話の応対一つで企業のイメージが決定付けられることもあります。会社を代表して電話に出ているという意識を常に持つことを心がけましょう。

ここで、電話応対の基本を紹介します。

電話を受ける

電話のベルがなったら、3回以内に出るようにします。 ３回以内に出れなかった場合は、まずお詫びの言葉を述べましょう。

電話を受けたときの第一声は明るくハキハキとした受け答えをしましょう。

電話を取り次ぐ

名指し人を確認しお待たせしないようすばやく行動します

担当者が不在の場合には、その具体的理由までは伝えないようにします。「ただいま席を外しております」、「ただいま外出しております」 、と不在の状態を説明します。
そのとき、相手の連絡先を聞くのを忘れないようにしましょう。

電話の掛け方

いきなり電話をかけず、話す内容や順序などをまとめておきましょう。
自分の会社名と名前をハキハキと言います。その際、『いつもお世話様になっております』や『お忙しいところ恐れ入ります。』 という挨拶を忘れないようにする。

用件は簡潔にわかりやすく伝えます。

ビジネス電話に「もしもし」 は不要です。